Hồ sơ du học Canada gồm những gì? Checklist đầy đủ cho kỳ nhập học 2027

MỞ ĐẦU

Instulink trân trọng sự tin tưởng của Quý Khách hàng khi cung cấp thông tin trong quá trình sửdụng dịch vụ. Instulink cam kết bảo mật, sử dụng thông tin của Khách hàng đúng mục đích, an toàn và tuân thủ quy định pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi của Quý Khách hàng và bảo đảm sự minh bạch trong việc xử lý thông tin.

Chính sách này được xây dựng và áp dụng trên cơ sở tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân Nghị định số 356/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và hướng dẫn thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các văn bản pháp luật có liên quan khác.

Điều 1: Giới thiệu chung về Instulink

Công ty TNHH Quốc tế Instulink (sau đây gọi là Instulink) được thành lập năm 2015 là đơn vị uy tín hàng đầu tại Việt Nam chuyên tư vấn du học, định hướng nghề nghiệp và giới thiệu cơ hội định cư tại các quốc gia như Canada, Mỹ, Úc, New Zealand, Anh. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và chứng chỉ quốc tế, Instulink cam kết mang đến cho thế hệ trẻ Việt Nam lộ trình giáo dục bền vững, chắp cánh ước mơ trở thành công dân toàn cầu.

Điều 2: Cam kết của Instulink về bảo vệ thông tin cá nhân

Instulink cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình thu thập, ghi nhận, thiết lập, cấu trúc, lưu trữ, điều chỉnh, sửa đổi, truy xuất, sửdụng, tiết lộ, kết hợp, hạn chế, xóa hoặc hủy thông tin cá nhân của Khách hàng được cung cấp trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng, sử dụng dịch vụ, truy cập website, ứng dụng hoặc tương tác với Instulink.

Cụ thể, Instulink cam kết thực hiện các nguyên tắc sau:

1. Thông tin cá nhân của Khách hàng được xử lý một cách hợp pháp, công bằng, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật áp dụng;

2. Thông tin cá nhân chỉ được thu thập và xử lý cho các mục đích cụ thể, rõ ràng, hợp pháp đã được Instulink thông báo và không xử lý ngoài các mục đích đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

3. Thông tin cá nhân được lưu trữ trong phạm vi cần thiết và phù hợp với mục đích xử lý theo quy định pháp luật áp dụng;

4. Instulink đảm bảo thông tin cá nhân được xử lý là chính xác, được cập nhật kịp thời; các thông tin không chính xác hoặc không còn cần thiết cho mục đích xử lý sẽ được sửa đổi hoặc xóa theo quy định pháp luật:

5. Instulink áp dụng các biện pháp kỹ thuật, quản lý và tổ chức phù hợp nhằm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin cá nhân, bao gồm việc phòng ngừa truy cập trái phép, sử dụng trái phép, mất mát, hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin cá nhân ngoài ý muốn.

Instulink đồng thời yêu cầu và đảm bảo các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ có liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân thay mặt Instulink phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân tương đương thông qua các thỏa thuận, hợp đồng đã ký kết.

Ngoài các nội dung nêu trên, Instulink cam kết tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu và các quy định liên quan đến việc chuyển giao dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (nếu có).

Điều 3: Loại dữ liệu thu thập

1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

Trong quá trình Quý khách giao kết, sử dụng dịch vụ, truy cập website, ứng dụng, nền tảng trực tuyến hoặc tương tác với Instulink thông qua các kênh khác nhau (bao gồm nhưng không giới hạn ở website, ứng dụng, trung tâm hỗ trợ Khách hàng, tư vấn trực tiếp), Instulink có thể thu thập và xử lý các loại dữ liệu cá nhân sau đây:

a. Thông tin nhận dạng cá nhân: họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, ngôn ngữ; số hộ chiếu, số giấy tờ tùy thân hoặc các thông tin nhận dạng cá nhân khác (bao gồm ngày cấp, nơi cấp);

b. Thông tin liên hệ và thông tin đăng ký: số điện thoại, địa chỉ cư trú, địa chỉ gửi thư, địa chỉ thư điện tử, thông tin liên hệ khác; thông tin tài khoản đăng ký dịch vụ; các thông tin liên quan đến nhu cầu, yêu cầu đặc biệt của Quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ;

c. Thông tin tài khoản số và lịch sử hoạt động: thông tin phản ảnh hoạt động, lịch sử truy cập, sử dụng dịch vụ của Quý khách trên website, ứng dụng hoặc hệ thống trực tuyến của Instulink;

d. Thông tin thanh toán: thông tin liên quan đến phương thức thanh toán như tên chủ thẻ, số thẻ, ngày hết hạn, mã xác thực hoặc các thông tin thanh toán khác theo quy định pháp luật và tiêu chuẩn bảo mật áp dụng,

c. Thông tin giao dịch và sử dụng dịch vụ: thông tin liên quan đến việc đăng ký, đặt mua, sửdụng dịch vụ, lịch sử giao dịch, hợp đồng, hóa đơn và các thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ;

f. Thông tin chương trình Khách hàng, ưu đãi (nếu có): thông tin liên quan đến tài khoản Khách hàng tại Instulink, quyền lợi, ưu đãi, lịch sử sử dụng ưu đãi và các thông tin khác liên quan đến chương trình do Instulink triển khai;

g. Thông tin được thu thập tự động: thông tin kỹ thuật khi Quý khách truy cập và sử dụng website, ứng dụng hoặc nền tảng số của Instulink như địa chỉ IP, cookies, mã đăng nhập, loại thiết bị, trình duyệt, thời gian truy cập;

h. Thông tin trao đổi, liên hệ: nội dung trao đổi giữa Instulink và Quý khách thông qua điện thoại, thư điện tử, biểu mẫu trực tuyến, mạng xã hội, khiếu nại, phản hồi, khảo sát hoặc các hình thức liên hệ khác;

i. Thông tin từ mạng xã hội: trong trường hợp Quý khách đăng nhập hoặc sử dụng dịch vụ của Instulink thông qua tài khoản mạng xã hội, Instulink có thể nhận được một số thông tin theo cài đặt và sự cho phép của Quý khách trên nền tảng mạng xã hội đó, bao gồm thông tin hồ sơ cơ bản, thông tin liên hệ hoặc sở thích.

2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Trong một số trường hợp cần thiết và phù hợp với mục đích cung cấp dịch vụ, Instulink có thể thu thập và xử lý một số dữ liệu cá nhân được phân loại là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật có liên quan.

Việc thu thập, sử dụng và chia sẻ dữ liệu cá nhân nhạy cảm chỉ được Instulink thực hiện sau khi có sự đồng ý rõ ràng của Quý khách, và chỉ nhằm các mục đích hợp pháp đã được thông bảo, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc hỗ trợ, tư vấn, cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu cụ thể của Quý khách. Việc chia sẻ dữ liệu cá nhân nhạy cảm cho bên thứ ba (nếu có) được thực hiện theo đúng quy định pháp luật và trong phạm vi cần thiết để thực hiện dịch vụ.

3. Cookies và các công nghệ tương tự

Khi Quý khách truy cập và sử dụng website, ứng dụng hoặc các dịch vụ trực tuyến khác của Instulink, Instulink có thể thu thập một số thông tin của Quý khách thông qua cookies và các công nghệ tương tự nhằm bảo đảm hoạt động ổn định của hệ thống, nâng cao trải nghiệm người dùng, phân tích, thống kê và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Quý khách có thể quản lý, chấp thuận hoặc từ chối cookies theo hướng dẫn tại Chính sách này hoặc thông qua cài đặt trình duyệt/thiết bị của mình, phù hợp với quy định pháp luật áp dụng.

Điều 4. Phương pháp thu thập dữ liệu cá nhân

Instulink thu thập các dữ liệu cá nhân được nêu tại Điều 3 của Chính sách này thông qua các phương thức sau:

1. Khi Quý khách đăng ký, sử dụng các dịch vụ do Instulink cung cấp; ký kết và thực hiện hợp đồng; nộp hồ sơ, cung cấp thông tin trong quá trình tư vấn, xử lý dịch vụ;

2. Khi Quý khách truy cập, sử dụng website, ứng dụng (nếu có) hoặc các nền tảng trực tuyến khác của Instulink;

3. Khi Quý khách tương tác, trao đổi với Instulink thông qua các kênh liên lạc như điện thoại, thư điện tử, mạng xã hội, biểu mẫu hoặc các hình thức liên hệ khác;

4. Khi Quý khách đăng ký nhận bản tin, tham gia các chương trình, sự kiện, khảo sát, hoạt động truyền thông hoặc chương trình khuyến mại do Instulink tổ chức (nếu có);

5. Thông qua cookies và các công nghệ tương tự trong quá trình Quý khách truy cập và sửdụng website, ứng dụng hoặc dịch vụ trực tuyến của Instulink;

6. Từ các bên thứ ba có liên quan như đổi tác, đơn vị liên kết, nhà cung cấp dịch vụ của Instulink (bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn vị tư vấn, đối tác giáo dục, đối tác di trú, tổ chức tài chính, nhà cung cấp nền tảng công nghệ), trong trường hợp Quý khách đã chấp thuận việc chia sẻ dữ liệu cá nhân đó theo quy định pháp luật:

7. Từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ quan hành chính công hoặc các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5: Mục thu thập và xử lý thông tin cá nhân

Instulink thu thập và xử lý thông tin cá nhân của Quý khách nhầm các mục đích hợp pháp, cụ thể và minh bạch sau đây:

1. Cung cấp và thực hiện dịch vụ, tư vấn, đánh giá hồ sơ, xử lý và thực hiện các dịch vụ do Instulink cung cấp; giao kết, quản lý và thực hiện hợp đồng; hỗ trợ Quý khách trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ,

2. Xác minh thông tin và danh tính: kiểm tra, xác thực thông tin cá nhân, tư cách pháp lý của Quý khách theo yêu cầu nghiệp vụ, đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền;

3. Liên hệ và hỗ trợ Khách hàng: liên lạc, phân hồi yêu cầu, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, cung cấp thông tin liên quan đến dịch vụ, tiến độ hồ sơ và các vấn đề phát sinh;

4. Thực hiện nghĩa vụ pháp lý: đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ, phòng chống gian lận và các nghĩa vụ pháp lý khác,

5. Quản lý, vận hành và cải thiện hệ thống: quản lý hoạt động nội bộ, vận hành website, ứng dụng và nền tảng công nghệ, phân tích, thống kê, đánh giá để nâng cao chất lượng dịch vụ, bảo mật hệ thống và trải nghiệm người dùng;

6. Thanh toán và quản lý tài chính: xử lý thanh toán, đối soát, xuất hóa đơn, quản lý công nợ và các hoạt động tải chỉnh có liên quan theo quy định pháp luật,

7. Truyền thông và tiếp thị (nếu có): gửi thông tin về sản phẩm, dịch vụ, chương trình ưu đãi, sự kiện do Instulink tổ chức, với điều kiện Quý khách đã đồng ý hoặc pháp luật cho phép;

8. Chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba có liên quan: cung cấp thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết cho các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ hoặc bên liên quan để thực hiện dịch vụ cho Quý khách, trên cơ sở tuân thủ quy định pháp luật và các cam kết bảo mật,

9. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp: phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi gian lận, vì phạm; bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Instulink, Quý khách và các bên liên quan.

Điều 6. Cơ sở pháp lý về xử lý dữ liệu cả nhân

Instulink xử lý dữ liệu cá nhân của Quý khách trên một hoặc nhiều cơ sở pháp lý sau đây:

1. Sự đồng ý của Quý khách: Quý khách thể hiện sự đồng ý thông qua việc ký văn bản, xác nhận điện tử, đánh dấu chấp thuận, phản hồi qua email/tin nhắn, thiết lập kỹ thuật hoặc các hành vì khác thể hiện ý chí chấp thuận theo quy định pháp luật:

2. Thực hiện hợp đồng và yêu cầu của Quý khách: phục vụ việc giao kết, thực hiện hợp đồng dịch vụ, xử lý hồ sơ và thực hiện các bước theo yêu cầu của Quý khách trước khi ký kết hợp đồng;

3. Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý: thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật có liên quan, bao gồm nhưng không giới hạn ở nghĩa vụ về kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ, bảo cáo và yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

4. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp: bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của Instulink, Quý khách và các bên liên quan trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Instulink có quyền xử lý dữ liệu cả nhân không cần sự đồng ý của Quý khách trong các trường hợp pháp luật cho phép, bao gồm nhưng không giới hạn ở các trường hợp khẩn cấp để bảo vệ tính mạng, sức khỏe; thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng; đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Điều 7: Thời gian lưu trữ dữ liệu cả nhân

Instulink sẽ lưu trữ dữ liệu cá nhân do Quý khách cung cấp trên hệ thống nội bộ của Instulink trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc cho đến khi hoàn thành mục đích thu thập hoặc cho đến khi việc tuân thủ các nghĩa vụ theo luật định cho phép và các tranh chấp được giải quyết hoặc cho đến khi Quý khách có yêu cầu hủy các thông tin đã cung cấp.

Điều 8: Cơ quan, đơn vị tiếp nhận dữ liệu cá nhân

Trong phạm vi cần thiết để thực hiện các mục đích thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân đã được nêu tại Chính sách này, Instulínk có thể chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân của Quý khách cho các cơ quan, đơn vị sau đây:

1. Các đơn vị nội bộ của Instulink: phục vụ công tác quản lý, vận hành, cung cấp dịch vụ và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý:

2. Đối tác, nhà cung cấp dịch vụ: bao gồm nhưng không giới hạn ở các đối tác giáo dục, đối tác di trú, tổ chức tài chính, đơn vị tư vấn, nhà cung cấp nền tảng công nghệ, dịch vụ lưu trữ dữ liệu, kế toán, kiểm toán, trong phạm vi cần thiết để thực hiện dịch vụ cho Quý khách;

3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: trong trường hợp Instulink có nghĩa vụ cung cấp dữ liệu theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước theo quy định pháp luật,

4. Bên thứ ba khác có liên quan: trong trường hợp Quý khách đã có sự đồng ý hoặc pháp luật có quy định cho phép.

5. Trong quá trình cung cấp dịch vụ tư vấn du học, định hướng nghề nghiệp, giới thiệu cơ hội định cư tại các quốc gia và các dịch vụ liên quan, dữ liệu cá nhân của Quý khách có thể được chuyển giao, lưu trữ hoặc cho phép truy cập từ nước ngoài cho các đối tác giáo dục, đối tác di trú, tổ chức, cá nhân có liên quan nhằm thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của Quý khách. Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được Instulink thực hiện trên cơ sở tuần thủ quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo đảm các biện pháp bảo mật phù hợp và chỉ trong phạm vi cần thiết cho mục đích xử lý đã được thông báo.

Instulink cam kết chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết, trên cơ sở phù hợp với mục đích xử lý và yêu cầu các cơ quan, đơn vị tiếp nhận dữ liệu tuân thủ các nghĩa vụ bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Điều 9: Quyền của Khách hàng đối với dữ liệu được thu thập

1. Khách hàng có các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật, bao gồm:

a. Quyền truy cập: được biết và yêu cầu Instulink xác nhận việc xử lý dữ liệu cá nhân, yêu cầu cung cấp thông tin về loại dữ liệu, mục đích xử lý và bên tiếp nhận dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác,

b. Quyền chỉnh sửa, cập nhật yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc không đầy đú

c. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu: yêu cầu xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân trong các trường hợp pháp luật cho phép. Instulink có quyền từ chối yêu cầu xóa dữ liệu trong các trường hợp pháp luật không cho phép hoặc vì lý do quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc để bảo vệ tính mạng, sức khỏe của chủ thể dữ liệu hoặc người khác;

d. Quyền hạn chế xử lý: yêu cầu hạn chế việc xử lý dữ liệu cá nhân mà không cần xóa dữ liệu theo quy định pháp luật;

e. Quyền chuyển dữ liệu: yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình để sử dụng riêng hoặc chuyển cho tổ chức, cá nhân khác theo quy định pháp luật:

f. Quyền phản đối: phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình cho mục đích tiếp thị trực tiếp;

g. Quyền rút lại sự đồng ý: rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân bất kỳ lúc nào. Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước đó, tuy nhiên có thể ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ;

h. Quyền khiếu nại: khiếu nại đến Instulink hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cho rằng quyền lợi về dữ liệu cá nhân bị xâm phạm;

i. Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật nếu xảy ra vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

2. Bên kiểm soát dữ liệu và đầu mối liên hệ:

Bên kiểm soát dữ liệu là Công ty TNHH Quốc Tế Instulink được thành lập theo luật Việt Nam có trụ sở tại 24 Trường Sơn, Phường 2, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh.

Đầu mối tiếp nhận và xử lý yêu cầu về dữ liệu cá nhân:

Bộ phận: Pháp chế

Email: phapche@instulink.edu.vn | info@instulink.edu.vn

3. Các thức thực hiện quyền Khách hàng:

Khách hàng có thể thực hiện các quyền nêu tại khoản 1 Điều này bằng một trong các phương thức sau:

a. Gửi văn bản yêu cầu qua đường bưu điện; hoặc

b. Gửi thư điện tử (email) đến địa chỉ liên hệ nêu trên

Khi gửi yêu cầu, Khách hàng vui lòng cung cấp:

a. Các thông tin nhận dạng cần thiết (họ tên, địa chỉ email, số điện thoại đăng ký);

b. Nội dung quyền yêu cầu thực hiện;

c. Các tài liệu hoặc thông tin liên quan (nếu có) để Instulink xác minh danh tính và xử lý yêu cầu.

Instulink có thể yêu cầu bổ sung thông tin hợp lý nhằm xác minh danh tính của Khách hàng, đảm bảo yêu cầu được thực hiện đúng chủ thể dữ liệu và tuân thủ quy định pháp luật.

4. Thời hạn phản hồi và xử lý yêu cầu Khách hàng:

Instulink tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu thực hiện quyền của Khách hàng đối với dữ liệu cá nhân trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.

Thời gian thực hiện yêu cầu của Khách hàng được áp dụng tương ứng theo từng loại quyền và không vượt quả thời hạn tối đa quy định tại pháp luật về bào vệ dữ liệu cá nhân.

Trường hợp yêu cầu có tính chất phức tạp, Instulink được gia hạn thời gian xử lý tối đa 01 (một) lần theo quy định pháp luật và thông báo cho Khách hàng lý do gia hạn.

Trong quá trình xử lý, khi cần thiết, Instulink phối hợp với bên xử lý dữ liệu hoặc bên thứ ba có liên quan để thực hiện yêu cầu của Khách hàng, bảo đảm không vượt quá thời hạn pháp luật cho phép.

Điều 10: Thông tin cá nhân của trẻ em

Instulink chỉ thu thập và xử lý thông tin cá nhân của trẻ em (người dưới 16 tuổi theo quy định pháp luật Việt Nam) khi việc thu thập, xử lý đó là cần thiết để cung cấp dịch vụ và được sự đồng ý hợp pháp của cha, mẹ hoặc người giám hộ của trẻ em theo quy định pháp luật.

Cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ em có các quyền đối với dữ liệu cá nhân của trẻ em tương tự như các quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định tại Chính sách này và pháp luật hiện hành, bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xửlý dữ liệu cá nhân.

Điều 11. Biện pháp kỹ thuật và biện pháp quản lý bảo vệ dữ liệu cá nhân

Instulink áp dụng các biện pháp kỹ thuật và biện pháp quản lý phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cả nhân của Khách hàng khỏi nguy cơ mất mát, truy cập trái phép, rò rỉ, sử dụng sai mục đích hoặc các rủi ro khác, bao gồm:

1. Kiểm soát truy cập: dữ liệu cá nhân được lưu trữ và quản lý với cơ chế phân quyền, hạn chế truy cập đối với cá nhân, bộ phận có thẩm quyền;

ANIW

2. Bảo mật hệ thống: triển khai các biện pháp kỹ thuật nhằm phòng ngừa tấn công mạng, phần mềm độc hại, truy cập trái phép từ bên ngoài;

3. Bảo vệ dữ liệu: áp dụng các biện pháp như mã hóa, ẩn danh (khi phù hợp), sao lưu dữ liệu để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và sẵn sàng của dữ liệu cá nhân;

4. Khôi phục dữ liệu: bảo đảm khả năng khôi phục dữ liệu và quyền truy cập dữ liệu cá nhân kịp thời trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật hoặc vật lý;

5. Đánh giá và kiểm soát nội bộ: định kỳ rà soát, đánh giá hiệu quả các biện pháp bảo mật và nâng cấp khi cần thiết;

6. Quản lý nhân sự và trách nhiệm: đào tạo, nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho nhân sự liên quan và phân công đầu mối chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Điều 12. Thông báo và xử lý vi phạm dữ liệu cá nhân

Trường hợp phát hiện xây ra vi phạm dữ liệu cá nhân, Instulink cam kết áp dụng kịp thời các biện pháp cần thiết nhằm ngăn chặn, hạn chế và khắc phục hậu quả của hành vi vi phạm.

Instulink sẽ thông báo cho Khách hàng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật trong trường hợp vi phạm dữ liệu cá nhân có khả năng gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của Khách hàng. Nội dung thông báo bao gồm, trong phạm vi phù hợp:

1. Bản chất và phạm vi của sự cố vi phạm;

2. Các hậu quả có thể phát sinh;

3. Các biện pháp đã và đang được Instulink triển khai để xử lý và giảm thiểu rủi ro.

Instulink có thể không phải thông báo trực tiếp cho Khách hàng trong trường hợp pháp luật cho phép, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc:

1. Dữ liệu bị vi phạm đã được áp dụng các biện pháp bảo mật hiệu quả (ví dụ: mã hóa) khiến dữ liệu không thể bị truy cập trái phép;

2. Instulink đã thực hiện các biện pháp khắc phục bảo đảm nguy cơ gây thiệt hại nghiêm trọng không còn xảy ra;

3. Việc thông báo trực tiếp là không khả thi; trong trường hợp này, Instulink sẽ thực hiện thông báo bằng hình thức công khai phù hợp theo quy định pháp luật.

Điều 13. Thời gian có hiệu lực

Chính sách Bảo mật Thông tin này có hiệu lực kể từ ngày 11/02/2026 và thay thế các phiên bản Chính sách Bảo mật Thông tin trước đây của Instulink (nếu có).

Instulink cam kết tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung của Chính sách này và bảo đảm nhân sự, bộ phận liên quan tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Chính sách và pháp luật hiện hành.

Instulink bảo lưu quyền sửa đổi, bổ sung Chính sách Bảo mật Thông tin này khi cần thiết. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website và/hoặc các kênh thông tin chính thức của Instulink kể từ ngày cập nhật để Khách hàng biết và theo dõi.